MAC活用

GTD管理アプリThingsの使い方

SPONSORED LINK

Things

Things中毒の @dnc_akiraです。

Mac・iPhoneで連携させてGTD管理を行う場合人気のアプリとしてOmniFocusとThongsが挙げられます。
今回は両方使った上でThingsを選んだ私がThingsの利用方法について書いてみたいと思います。

まず、どういった方がOmniFocusとThingsを選べばいいのか簡単に解説すると
複雑なプロジェクトを行う方はOmniFocusが向いていると思いますが、私のようなさほど複雑ではないタスクをプロジェクトとして管理したい方はThingsが向いていると思います。

よりGTDの概念で設計されているのはOmniFocusだと思います。

 

Mac版Thingsでタスクを全て書き出そう

私の場合は基本的な管理はMac版で行い、外出先ではiPhone版を見ながら完了したタスクはcheckを付けていくようにしています。

Things01

Thingsを起動させるとこのような画面になります。では各機能を説明してみます。

左メニュー

  • Inbox:何処にも属さない単発のタスクが入ります。
  • 今日:期限が今日になっているタスクが入ります。
  • 次:アクティブなプロジェクト・単発タスクが入ります。
  • 予定済み:期限を入力しているタスクが入ります。
  • 未定:先々やりたい事など現在まだ着手していないタスクが入ります。
  • プロジェクト:プロジェクトを基準に細かいタスクを入力します。
  • ログブック:過去終わらせたタスクのログが入ります。
  • ゴミ箱:削除したタスクが入ります。
  • エリア:場所・人・行動等の概念でタスクを振り分けることが出来ます。

下メニュー

  • 新規:新しいタスクを追加します。
  • 編集:現在のタスクに期限を入れたり、メモを付けたり編集できます。
  • 今日:選択されているタスクの期限を今日にする。
  • ファイリング:書きだしたタスクを1つのプロジェクト・エリアとしてファイル出来る。
  • クイック入力
  • タグ:必要な物・重要度・種目等をタグで管理できます。

 

タスク登録方法

では早速タスクを登録してみようと思います。下メニューの新規をクリックします。

Things03

タスク名・タグ・ノート・期日をそれぞれ入力しました。期日を今日にすると勝手にInboxから今日にタスクが移ります。
では幾つか登録してみます。

Things04

繰り返しの設定もしてみましょう。入力時に期日の右下のアイコンで繰り返し行う作業を登録できます。登録すると自動で予定済みに追加されます。

Things05

クイック入力を使ってもいいですよ

Things06

適当に幾つか登録してみました。期限を決めたものや繰り返し設定をしたもの等入れています。

Things07

タグを登録登録すると丈夫にタブバーが現れ、期限を決めていれば目覚まし時計のアイコンが表示されます。

 

プロジェクトの設定

タスク管理をやる大きな理由としてこのプロジェクト機能が重要です。プロジェクトとは幾つかの細かいタスクが合わさって一つのプロジェクトになります。ではファイリング機能でプロジェクトに変換してみます。

まず新規プロジェクトを作成しておきます。プロジェクトを選んで新規で作成しておきましょう。

Things8

Inboxに戻りタスクを選んだ状態でファイリングをクリックします。追加先を聞かれるので先ほど作成したプロジェクトを選択し実行します。

Things9

するとタスクがInboxから消え、プロジェクトの中に入ります。

Things10

この状態でプロジェクトにタスクを追加していっても問題ありません。
またこのプロジェクトですが、今直ぐに開始しない場合は下メニューの「非アクティブ」に設定しておきます。これで浮かんだアイデアも保存しておける上に、非アクティブで非表示にしておけば目移りする事もなくなります。

 

エリア管理

場所や人、行動といった管理はエリアを使います。左下の「+」アイコンでエリアを追加しましょう。

例として、自宅(自宅でないと出来ない仕事)・外出先(外出時のスキマ時間でも出来る仕事)・取引先(資料を貰わないと出来ない仕事)という風に現在の自分の状態でやるべき仕事を見つける準備をしておきます。

Things11

以上でMacでのタスク管理は完了です。

 

MacとiPhoneの同期

タスクの管理は外出先・移動時に確認できてこそ生産性が高まります。というのは外出先のちょっとした時間にノマドで出来る仕事を見つけること、またついでにこれを買って帰ろうなどと言った自宅では出来ない利用シーンがあるからです。

それではThingsをMacとiPhoneで同期してみましょう。

メニューバーのThings>環境設定より

Things12

デバイスよりiPhoneを追加します。iPhone側でThingsを起動しておけば探しだして同期できるようになります。(iPadも同じ)

またMacのカレンダーのリマインダー機能とも同期が可能なです。同期すると簡単なタスクならiPhoneの標準リマインダー機能で表示されます。(これで十分な方はiPhone版のThingsを購入する必要はないですね。)

 

iPhoneでは外出時にチェック

iPhone版では主に外出先といった部分・今日やることのチェックをします。

Things13

実際プロジェクトやタスクの管理は他の無料Todoアプリでも出来ます。それでもThingsをりようする理由にその時でしか出来ないような事や、スキマ時間の活用に非常に便利です。

また、今日・次・予定済みとやらなければならないものを片付けていくという管理が余計な表示をなくし集中して取り組みことに繋がると思います。

2013/01/26追記
Thingsを使って本確定なGTD導入の方法についてまとめています。

導入からGTDの流れに沿って解説しています。Thingsの導入に迷っている方や、購入したものの使いこなせない方は御覧ください。

2013/05/09追記
当ブログでは数回にわけてThingsの使い方について書いているのでまとめてみました。

 

まとめ

簡単にThingsの管理から活用まで書き出しましたが、おぼろげながらでも利用方法はつかめたでしょうか。

全てを書き出し管理するというのが一番です。そこには欲しい物等のプロジェクトがあってもいいわけです。
以前このブログで書いた「やりたい事が多くて逆に動けないあなたはブレインダンプで解決」を全てThingsに書き出せば凄く使い勝手の良いタスク管理が出来ると思います。何よりデザインがいいですしね♪

長くなりましたが「GTD管理アプリThingsの使い方」はいかがでしたでしょうか?もしあなたのお役に立てたなら、お友達にシェアしてあげてくださいね。

Things App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥4,300
Things App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥850
Return Top