仕事効率化

dropboxの共有機能でチームの仕事が更に快適に

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Dpbox

最近少し外注に出したりチームでの仕事が増えてきていて、面倒だからdropboxで共有して進めようって事にしたら思いのほか便利だったのでdropbox共有機能の活用事例として書いてみようと思います。


dropbox共有フォルダ作成方法

dropboxには共有フォルダ機能があります。例えば私がAさんと共有するフォルダを作った場合Aさんのdropboxにも私との共有フォルダ機能が表示されます。

またAさんだけでなく、Bさん・Cさんという風に同じフォルダを共有する人を増やしていく事が出来ます。

作成方法も簡単で

Dpbox01

共有メニューの右上「新しい共有フォルダ」をクリックすると登録しているメールアドレスに確認用のメールが送られてきます。そのメール内のリンクをクリックし認証すれば共有フォルダは作成されます。

Dpbox02

出来上がった共有フォルダにdropboxを利用している方のメールアドレスを追加していけば共有完了です。

Dpbox03

MacですとこのようにFinder内のDropboxをクリックすると共有フォルダが作成されています。

チームでの制作物・資料はDropboxで管理する

実際に共有して作業を進めることでどのようなメリットがあるか書いてみると

  • 場所・端末を問わず資料や制作物にアクセスが出来る
  • 更新通知が届くから連絡が不要
  • まわりの進行が見えるとモチベーションが上がる
  • データの受け渡しといった作業がなくなる

場所・端末を問わず資料や制作物にアクセスが出来る

Dropboxですからファイル自体に会社・自宅といった場所、PC・スマホ・タブレットといったデバイスに関係なくアクセス出来るので内容のチェックがいつでも簡単に出来るようになりました。

またタブレットやスマホでもdropboxに対応しているAppであれば編集も容易に出来るのでノマド作業も快適になりますし、SOHO等の外注の方への依頼が楽になりました。

更新通知が届くから連絡が不要

「Akiraさん、資料の作成が出来たのでアップしておきました。」なんて連絡をする必要がなくなりました。共有フォルダ内のファイルが修正・追加・削除された場合通知センターから通知が届きます。MacOS・iOS(Androidは解りませんm(__)m)では通知を確認していれば共有フォルダ内の状況がわかります。

まわりの進行が見えるとモチベーションが上がる

これは外注の方に言われたんですが、「前より進行早くなったね」と言うと「他の人が早いから焦ってますw」って返事が来ました。

実際に共有しているのでお互いの納品物も確認しあえるから意識も上がるだろうし、競って良い物を作ってもらえるのというのは非常にありがたいです。

仕上がりのクオリティ・スピードの上昇には共有して意識的に競わせるのが一番かと思います。勿論どこ吹く風のマイペースな方もいますけどねw

データの受け渡しといった作業がなくなる

実際メールなんかで納品して貰ってた時には常に私が上書きする必要がありました。実際間違えて古いファイルに変えたことも。でも共有フォルダでの作業になると、まず作業している方が更新してくれるので間違えることはなくなりますよね。またアップに時間はかかってもdropboxは大きな容量もアップできるのでデータを宅ふぁいる便に入れてと言うような面倒な指示もなくなりました。

まとめ

現在無料で使っているdropbox。無料で容量を増やしているのでまだ余裕があります。

実際ローカルに1週間に1回はバックアップを取るようにしていますが、終わったらその共有フォルダはバックアップを取って削除という形をとっているので有料にアップグレードすることはないかもしれません。

とにかくこれだけの事が無料で出来るのですから、使わないと勿体ないですよね。Dropboxの使用に悩んでいる方はまず誰かと共有してみることから始めてみてもいいかもしれません。

LINK:dropbox

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