仕事効率化

EverNoteと各ツールを連携させる戦略的整理術【2013年版】

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Evernote2013

Evernoteの整理って永遠のテーマになりつつある @dnc_akiraです。

連休を利用してEvernoteを見直すかって事でやり始めたら、思った以上に早く片付いたというのと様々なツールと連携が出来るようになったので、これは記事に出来るぞ!って事で書いてみました。

迷わずEvernoteが使えるようになると思います!


EverNoteの整理で大事な事は

EverNoteの整理はスタック・ノートブック・タグで行いますが、気がつくと目的のノートがどこにあるか分からなくなりませんか?まず「タグ」を覚えておくなんて芸当が出来ないんで私はタグは殆ど使いません。(はてぶ連携くらいです)

今回私が整理をしなおす時に重視した点は

  • WEBクリップは関連する内容のノートブックへ
  • スタック・ノートブックをPC・Dropboxのフォルダと合わせる
  • 普段使っているノートとEverNoteのノートを関連付ける
  • ノートをGTDアプリと関連付ける

WEBクリップは関連する内容のノートブックへ

何故WEBクリップを行うかというと、「後で参考にしたい」と思うからクリップするのですが、イマイチ活用できないですよね。

最新の情報がドンドン入手出来る現在は特に過去にクリップした項目は必要がなければ見ませんし、いざ必要になった時もなかなかどこにあるのかわかりません。

必要になった時に直ぐに取り出せる方法を考えた時、WEBクリップの整理は仕事やプライベートで関連する場所に入れるようにしました。

こうすることで手が届く範囲に資料が置かれているという事になります。ノートブックを行ったり来たりする手間をなるべく無くします。

方法は後でノートブックについて触れますが、「参考資料・記事」等でノートブックを作成するだけです。

スタック・ノートブックをPC・Dropboxのフォルダと合わせる

今回の一番大切な約束事がこれ!

PC内のフォルダ・DropBox内のフォルダにも番号をつけてそれに合わせた状態でEverNoteにスタック・ノートブックを作成します。

まずはフォルダを見ていただきます。

PCのWorKsフォルダ内
Evernote2013 001

Dropbox内のフォルダ
Evernote2013 002

ちょっと桁数は違いますが末尾の番号はほぼ同じだということがわかって貰えれば結構です。これを踏まえて私は大ジャンルとして整理項目を考えました。

  • 0000 仕事
    • 0001 メディア
    • 0002 広告
    • 0003 デザイン
    • 0004 マーケティング
    • 0005 ネットショップ
    • 0006 APP開発
    • 0007 電子書籍出版
    • 0008 テンプレート
    • 0009 その他
  • 1000 メモ
  • 2000 説明書
  • 3000 ライフログ
  • 4000 メルマガ

まずこのように4桁の数字を使ってノートブックとPC・Dropboxのフォルダを関連付けました。関連付ける意味は迷わなくなるからです。

私の中のルールで揃っていたら当たり前になるので、そうなれば使い勝手は確実に向上しますよね。

では画像でですが、私の全ノートブックとスタックをお見せします。

Evernote2013 01
Evernote2013 02
Evernote2013 03

上に箇条書きしたものと違いますよね。

これには理由があってスタックの中にスタックを作ることがEverNoteは出来ませんから、入れ子部分(フォルダの階層)が多いものに関しては4桁の次に2桁の数字でプロジェクト別のスタックを作成しました。

そして6桁のプロジェクト単位の番号のあとはアルファベット1文字を使ってフォルダ項目を作成します。

私のフォルダの管理状況において最小単位のフォルダがノートブックになっています。

このプロジェクトの中に「参考記事」としてWEBクリップを置いておくとプロジェクトの見直し時などに目につきますし、必要な時に探しやすくなります。

普段使っているノートとEverNoteのノートを関連付ける

Evernoteだクラウドだ、iPadだ等と言われてもやはり打合せの場や思いついたこと等メモに書きませんか?やはり手書きの方が圧倒的に早いですよね。

私は常に2冊のノートと1冊のメモを使うようにしています。メモはブログを書きながら、「あっこれ書こう」なんて思いつきで直ぐに完了する事がメインなので保存しませんが、2冊のノートはEvernoteにどこに書いてあるか分かるように保存しています。

Evernote2013 04

まずノートを書く約束事として

  • ノートはアルファベットで管理
  • 日付順で書くが日が空いても詰めて書く
  • 1ページに2つ以上の打合せを書かない(アイデアも分ける)
  • 意図的にページをあけない(空のページを作成しない)
  • ページナンバーはノート番号+日付+01から

上記の画像では、字が汚いですが【D】というノートに【20130910】に書いた【01】番目の内容です。

このノートで重要なものはiPhoneで写真を取ってEverNoteに送るわけですが、その時に『タイトル+ページナンバー』をタイトルにして保存します。

こうすることで、どのノートに書かれたいつのページかというのが直ぐにわかりますし、そのページを開きやすいですよね。

撮影保存に使っているアプリは記事の最後に参考でまとめてあります。

ノートをGTDアプリと関連付ける

私は常にEvernoteを開いた状態で作業はしていなくて、代わりにGTDアプリ(OmniFocusもしくはThings)を常に起動させています。

アイデアやネタの殆どはGTDアプリに直接入れていますが、WEBクリップを見ていくうちにネタが思い浮かぶ事なんて多いですよね。

そういう場合はEverNoteのノートブックをGTDアプリのメモに放り込めばリンクできるんです。

Evernote2013 05

GTDアプリではまとめきれない項目なんかをEvernoteにまとめて関連付けておけば、常に起動しているアプリから直接ノートが開けるのですごく便利です。

毎日この作業を行うのは大変ですが、週1回程度の週次レビューのついでに連携させておけばGTDアプリが強力なデータベースになりますよ

まとめ

この記事を最後まで読まれた方はEvernoteに興味があり、整理に悩んでいる方だと思います。

今回紹介した方法が最高だとはいいませんが、普段使い慣れているのものに合わせると言う事と各ツールと連携させれば使い勝手はかなり向上すると思います。

これからも更に使いやすい方法を考えていくつもりですので、その時はまた記事にしたいと思います。

参考

EverNoteクライアントアプリ

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