仕事効率化

ファイル・フォルダ管理を迷わない用にする3つの方法

SPONSORED LINK

ファイル管理

その場で作ったフォルダに適当に放り込んじゃうと「あれ?あのファイルどこだろう」という状態になった方はいませんか? またEVERNOTEでクリップした大事な記事、何処に保存したのかわからない。

今回は迷わないファイル・フォルダ管理について紹介していきます。


ファイル名の付け方にも法則を

ファイル名を付ける時、適当に名前を付けていませんか?全てのファイルを法則を作って保存するだけで、検索で直ぐに見つかるようになります。

名称+日付+分類

この組み合わせで欲しいファイルが検索で見つかりやすくなるはずです。

例を上げてみると

ファイル管理記事_120408_infobacker

このようにすると、何のファイルか、いつ作成したか、何のためのファイルかというのが可視化されるのでファイル名だけで内容が見えてきます。

最初は少々面倒ですが入力も直ぐに慣れると思います。ファイルを探す苦労に比べると何でもありませんよね。

 

連携するものとフォルダ名を同期させる

最近ではEVERNOTE・Dropboxと便利なサービスが多くあります。自分のPC内のフォルダとEVERNOTEやDROPBOXのフォルダの名前を同じにしておけば、関連するファイル探しが非常に捗ります。

例えば EVERNOTEで整理する時「01 仕事」のノートブックを作りその中に

  • 01-1 やること
  • 01-2 いつかやること
  • 01-3 やらないこと

というノートブックがあるとします。

PC内やDropboxにもそれに関する資料を全く同じフォルダ名で管理します。そうすることによって極力フォルダを探すという手間を解消します。

このようにほんの少しの手間をかけてやるだけで、ファイル・フォルダの管理は凄く簡単になると思います。

 

究極はEVERNOTEに目次を作る

まぁここまではやらなくても大丈夫だとは思いますが、EVERNOTEにファイル管理の目次を作ります。

目次

ここでポイントはチェックボックスを使っているところです、完了済のものにはチェックを付けてDropbox+外部ハードに保存しています。

これからの必要な書類はPCのフォルダ内、終わった資料はDropboxでいつでも見返せると言う事と、チェックボックスの有り・無しでPC内かDropBox内かわかるわけですね。

 

長々とファイル・フォルダの管理について書いてきましたが、要は

  1. フォルダ名だけで何のための記事でどれが新しいかが直ぐわかるようにする事
  2. 全てのファイルの置き場所をフォルダ名の統一で迷わないようにすること
  3. ファイルの置き場所を目次で明確にしてやること

 

最初は少し手間だと思います。しかし続けているうちにきっと効果が現れて来ると思います。

もっと良い方法があるかと思いますが、私はこの3つで目的のファイルが探せないという事がなくなりました。

Return Top