仕事効率化

GTDで旨くタスクがこなせない方はより綿密な『フランクリン・プランナー』的タスク管理術との併用を

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GTDは多くのタスクを書きだしておいて、場所・時間等のその時の状態によって一番適した仕事をやっていこうという考えのタスク管理です。

実際にこの方法では自分を縛りにくいといいますか、エンジンがかかりにくいというお話もよく聞きます。

そこでいろいろと調べて出た答えが『フランクリン・プランナー』的タスク管理術なのです。


GTDでの陥りやすい失敗

GTDはその状況に応じて出来る最適なタスクを絞込み表示させることで無駄をなくしてタスクをこなしていく考え方です。

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このモデルは非常に私は素晴らしいと思っていて、頭の中を空っぽにしてスッキリさせるのが生産性を凄く上げるというのがわかりました。
参考:やりたい事が多くて逆に動けないあなたはブレインダンプで解決

しかしこのGTDモデル少し複雑で優先順位・今日やるべき仕事を見極める力が必要になります。

 

優先度の低いものは埋もれていく

GTDの概念では全てのタスクに優先度というものはなくて、タスクを上からこなしていくというのが本来の姿ですが、そうは言っても仕事をしていく上で優先順位は必ずついてくる思います。

そうした場合に優先順位の低い項目や【いつかやる】といった項目はどんどん後に追いやられ膨大なタスクに埋もれてしまう傾向にあります。

本来はそういったタスクをこなすためのツールであるはずのものが活用が非常に難しいように思います。

この忘れたタスクを見返すための【レビュー】という作業、実際レビューがあるのですが、レビューの活用自体が実はハードルが高いような気がします。

 

多すぎるタスクがやる気を無くす

日々のアイデア・タスクを思いつくままに登録する事は非常に大事ですが、このタスクが溜まってくると「よしやるぞ!」という方は少数派ではないでしょうか。

大抵の人間はタスクの重圧に押しつぶされやる気を無くす要因にもなると思います。

GTDはある種『タスクとアイデアのストック』と割りきってしまうことが必要かもしれません。そして普段のTodo管理は集中してプロジェクトの作業ができるものを使い分けるのが理想と言えるでしょう。

 

目標からの作業計画が明確であるほど達成率があがる

GTDと併用してTodo管理を行う時に『フランクリン・プランナー』というタイムマネジメントツールに行き着きました。

このマネジメントツールの考え方が非常に素晴らしくて、目標ありきで週間計画をした場合毎日どれだけの事をしないといけないのか管理出来ます。

勿論計画に際してスケジュールも考慮できる作りになっているので、これまでGTDでふわっとしていた部分が解消されるわけです。

 

『フランクリン・プランナー』的タスク管理術とは

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上記でも述べましたが、まず目標・ゴールが設定された上でその中のタスクを一週間の作業として振り分けていきます。

一週間分が決まれば毎日どれだけのタスクをこなさないといけないのかが簡単に出てきますよね。しかしタスクを行う上では単純にタスクの数を日数で割ればいいというものではありません。

毎日のスケジュールやタスクの難易度・かかる時間といった項目を考えて『より細かなタイムマネジメント』が出来るシステムであると感じました。

  • 打ち合わせ予定がない日は時間がかかるタスクを入れても大丈夫だろう。
  • 今日は外出時に○○方面へ出かけるから○○に寄ってこよう。
  • 今週は毎日スケジュールが埋まってるから、出来るタスクはこれくらい。

スケジュールを見ながらタスクを組めるというのは思いのほか便利だということに気付かされました。

 

両方の良いところを旨く活用する

実際手順に沿ってやってみると週単位で余計な情報が表示されないので、集中しやすいような気がします。

しかしこのフランクリン・プランナー的タスク管理はGTDのように全てをまとめて管理するという使い方は難しいのではないかと思います。(実践されている方ご意見下さい)

そこで利用の率を変えたGTDとフランクリン・プランナーの両方を旨く使うと限りなくストレスがなくなるのではないかと思います。

実際これはテストしてみないと何ともいえないので、私自身まず1週間程両方を使い分けて作業してみようと思います。勿論結果は来週にでもまずご報告出来ればと思います。

 

フランクリン・プランナーを実践する為に

フランクリン・プランナー自体がシステム手帳のようなタイムマネジメントツールとして販売されているのですが、フランクリン・プランナーに基づく利用ができるアプリも見つけました。

フランクリン・プランナー

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フランクリン・プランナー公式

フランクリン・プランナーが実際に販売されている他に考え方・活用事例等も紹介されているので、購入は別に是非読んで頂きたいサイトです。

LINK:フランクリン・プランニングシステム

ここを見ればフランクリン・プランナーの考え等が一目でわかると思います。タイムマネジメントについて参考になります。私も勉強中です。

 

Mac・iPhone・iPadアプリ

フランクリン・プランナー公式ではないのですが、手帳ベースで考えられていてスケジュール+タスク管理が非常にしやすいと思います。

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Mac版・iOS版(iPhone・iPad対応)・iPhone版・無料版もあるので取り敢えず無料版から導入してみたらどうでしょうか。

私は上記の有料のものをMac・iOSのどちらでも使えるように購入しました。まだ使い始めたばかりなので、暫く使ってレビューしたいと思います。

 

参考書籍

フランクリン・プランナーはこの『7つの習慣』を元に作られたようです。結構お高いので持ってなかったのですが書店で探してみようと思います。

 

あとがき

長くなりましたが、GTDが良い・フランクリン・プランナー的考えが良いというのは私自身現時点は判断しかねます。

ただ旨く両方を融合させれば凄く面白そうだという感覚になっています。

フランクリン・プランナーを学習しつつ暫くGTDとの両刀遣いでタイムマネジメントえおしていきたいと思います。勿論導入した方法ややっていて気付いたこと、使い方等は随時ブログで更新していけたらと思います。

 

今回の「GTDで旨くタスクがこなせない方はより綿密な『フランクリン・プランナー』的タスク管理術との併用を」はいかがでしたでしょうか?もしこの記事があなたのお役に立ちましたらお友達にシェアしてあげて下さいね。

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