仕事効率化

週次レビューがGTD・タスク管理の継続に必要不可欠な理由

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GTDは5つの「収集・処理・整理・レビュー・実行」というワークフローから成り立っています。実際に収集・処理・整理・実行は大抵の方が出来るのですが、レビューをしていない方が非常に多い。

レビューが何故重要なのか、また私はどのようにレビューを行っているのかを書いていきます。


週次レビューの重要性

GTDを継続していく上で週次レビューは非常に重要です。

  • 最新の状態に保つ
    • 重要な事を忘れていないかのチェック
    • 心変わりによるタスクの削除
  • 現状・今後の把握

最新の状態に保つ

まず収集⇒処理⇒整理を行った段階で実際は、緊急の項目であるにも関わらず「保留」の中にタスクが入っていたり、生活していく上での心変わり・状況の変化で実行中のプロジェクトが保留になることもあるでしょう。

それらを適所に配置しなおし最新の状態を保つということがレビューが重要な意味です。

常に最新の状態になっているとどうなるのか?

「あのタスクどうなっただろう?」

というようなタスク管理の不安がなくなり作業が捗るわけですね。また最新の状態であればタスクの優先順位も明確になっている事でしょう。

現状・今後の把握

プロジェクトや自分の目標・ゴールに関して自分の現状の把握や将来の見通しが出来ます。

「もう少しでこのプロジェクトが終わるから次のプロジェクト準備をしよう。」

「目標までまだ3分の1程度の達成ということはあと半年で達成できそう。」

こういった達成度合いを測ることで、自分の生活改善の目安になるわけですね。

このままでは駄目だと感じたら、改善する何かを考えればいい。情報(目安)がないというのが一番問題だと思います。

実際に週次レビューを行う期間基準

私が実際に週次レビューを行っている期間を書いていきます。Thingsの時は少し適当であったのですがOmniFocusにはレビュー機能があるので合わせて紹介します。

Ofreview01

プロジェクトのフォルダ分けに関しては、先日書いた「7つの習慣+GTDをストレスフリーの整理術を元にしたOmniFocus整理法」を見て下さい。

  • 望むべき結果
    • 目的と重要な価値観:1年毎
    • ビジョン:6ヶ月毎
    • 目標とゴール:3ヶ月毎
    • 注意を向けるべき分野:1ヶ月毎
    • プロジェクト:2週間毎
    • 他の人に任せた仕事:2週間毎
  • 行動
    • カレンダー:1ヶ月毎
    • 実行:各プロジェクトを1週間毎
    • 連絡待ち:1週間毎
  • 保留
    • いつか/多分やる:1ヶ月毎
    • 備忘録:1ヶ月毎
  • 参考資料:3ヶ月毎
  • ゴミ箱:6ヶ月毎

フォルダによってレビューの期間は変わります。
目的や価値観・ビジョンといった自分の望む最終結果ははそうそう変わるものではありません。そこでそういった項目はレビュー期間を長く取っています。

逆に普段実行しているタスクといった「日々変わるフォルダ」に関しては短期間でレビューするようにしています。

いずれも最新の状態を保つためには十分な期間だと私は思っています。

レビューの設定(Mac版)とレビューの仕方(iPad)

私はレビューの設定はMac版で行っているのでMac版での解説になります。iPhone・iPad版でも出来ると思います。(やったことないのですいません)

まずプロジェクトメニュー(左上アイコン)で作成したフォルダを選んでインスペクタ(右上アイコン)を表示させると

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一番下にレビュー頻度を決める部分があるので、そこで次回行う日付と頻度を決定するだけです。

OmniFocusのMac版には現在レビューを簡単に行う機能がついていません。(OmniFocus2にはレビュー機能が追加されるようです。)

そこで便利なのがiPad版のOmniFocus

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メニューの一番下にレビューがあるので、私の場合は毎週土曜と月末にここをチェックします。

まとめ

レビューが何故必要なのか、OmniFocusを使ったレビューの方法について書きましたが何となくでも伝わったでしょうか?

最新の状態と言うのは気持ちがいいものですし、心の中の不安を取り去り「作業の効率化」をしてくれるものだと思います。レビュー時には合わせて普段Inboxに入れておいたものと合わせて「処理・整理」を行います。

毎週1時間でもレビューの時間に割けば、気持ちのよいGTD・タスク管理が継続できますよ。

参考

過去記事

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Mac版はOmnifocusでまず体験版を使いましょう。購入はOmnifocus2が出るまで待つのがいいと思います。

参考書籍

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