仕事効率化

GTD・タスク管理に挫折した方でも1つだけ注意すれば捗る方法

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GTD・タスク管理と最近は仕事効率化アプリが話題になっています。当ブログでもタスク管理の方法・GTDに関して多く書いていますが、実際途中で挫折している方も多いようです。

今回はそんな挫折した方でもたった一つ気をつければ凄く捗る方法を書いてみます。


タスク管理の挫折理由とたった1つの改善策

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まず何のためにタスク管理を行なっているのかを思い出して下さい。
通常タスク管理を行ったからといって仕事量が減るわけではありません。

では何の為にタスク管理を行うのか?

「頭の中を空っぽにしてタスクに取り組めるからです。」

GTD・タスクで管理しちゃえば覚えておく必要がなくなり、「あと何をしなければいけないのか」を覚えておく必要がなくなります。

生活をしていく上で「タスク」はドンドン増えていきます。それらも全てアプリで管理しちゃえば楽ですよね。

GTD・タスク管理なんてのは「たったこれだけ」の機能でしかありません。メモ書きでも全然出来ます。

それでも増え続けるタスクの管理に追われると挫折しちゃう方が多い。何故挫折するのかを考えてみると、そういう方にはある特徴があると思います。

 

タスク管理に追われてはいけない

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挫折する方の殆どがタスク管理が仕事のように、タスクが増えれば仕分けてまたタスクを考えて、これでは実行する時間がどんどん短くなりますよね。

またプロジェクトを行動予定に入れすぎてパニックになっている方も多いと思います。このプロジェクトが余りにも多いと何から手を付ければいいのか分からなくなり作業スピードは著しく低下します。

上記で書いたタスク管理はあくまで脳内をスッキリさせるもの、余りにも綿密にする必要はありません。気楽に考えましょう。

では早速タスク実行スピードを上げる改善点です。

 

優先させる仕事の期限を短く切る

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恐らく挫折している方は複数のプロジェクトがあり、しかもその中にはタスクがずら〜っと並んでいませんか。

全て自分で行うタスクがそんなに多くても体は1つですから仕事のプロジェクトは優先順位の高い1つを残し後は全て保留にしちゃいましょう。

このプロジェクト自体にはかかるであろう日数から更に何日か引いた日数で期限を設定し、がむしゃらに取り組みます。

時間があれば少しでも進めるという感じです。

このように優先度の高い仕事のタスクを1つずつ片付けていけば、タスクは思った以上にドンドン進んでいくと思います。

当たり前の事なんですが、ズラリと並ぶと中々このように割り切るのは難しいです。割り切っちゃえば問題なく進むと思いますよ。

 

GTD・タスク管理の肝はレビュー!

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GTD・タスク管理の肝はレビュー(見直し)です。私は週一回レビューを行なっていますが、慣れない方はレビューはプロジェクト完了後でも構わないと思います。

間で思いついたことや追加されたタスクもInboxの中に入れたままほっときます。Inboxなんて全く開かなくても結構。

プロジェクトが終わってInboxを見直す時には熱が冷めてゴミ箱へなんて事もよくあります。

そして新たなプロジェクトを選び、期限を切ってそれに集中してとりかかる。たったこれだけの繰り返しなのです。

 

あとがき

GTDにしてもタスク管理にしても難しく使おうと思えば幾らでも難しく出来ます。でも難しく使うことの意味ってあるのでしょうか?

  • 私は持っている仕事をドンドン消化したい、今この10分の空き時間で何かできることは?
  • 嫁さんに醤油買ってこいと言われたから忘れたら怒られる。
  • この仕事の期限は今月の25日まで

たったこれらを一元管理出来るのが良いと思って使っているだけです。

それにはアプリケーションがThingsだろうがOmniFocusだろうがまた無料のアプリやEverNoteだろうが、自分が見やすく管理しやすいものというだけの事なのです。

タスク管理に挫折しそうになっている方はもっと単純に取り組んでみればきっと今以上の成果を出すことが出来ると思いますよ。

 

今回の「GTD・タスク管理に挫折した方でも1つだけ注意すれば捗る方法」はいかがでしたでしょうか?もしこの記事があなたのお役に立ちましたらお友達にシェアしてあげて下さいね。

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