仕事効率化

仕事効率化【GTD】について初歩の導入からまとめました

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Gtd2012 11 27

当ブログでは幾度と無く書いてきましたGTDについて、これからGTDに挑戦してみようと思う方に導入からGTDアプリの設定までまとめてみたいと思います。


まずは頭の中の全てを吐き出しましょう。

GTDが優れている点の一つに頭の中にある気になる事(タスク・不安材料・目標・将来他)を全て一度アウトプットすることにあります。

全てを書き出せばあとは実践していくだけです。同じような手法でブレインダンプというものがありますが、GTDはブレインダンプのように優先順位はつけません。

やりたい事が多くて逆に動けないあなたはブレインダンプで解決やりたい事が多くて逆に動けないあなたはブレインダンプで解決
過去記事

ブレインダンプは脳内にある思いつく限りのアイデア・感情・自分の身辺・欲望・目標・やらなければ行けない事・悩みなどの全てを書き出し今後の行動(Todo)の計画を立てる手法

書きだした全てを適所に整理し管理しましょう。

GTDではやれる時にやるという前提の他に2分以内のタスクは、仕分けせず直ぐに行うというのがあります。

頭の中で書きだしたタスクの一覧の中にはメールを送るだけというタスクもあるでしょう。そういったタスクは直ぐに片づけます。

またタスクを見ながらプロジェクト・誰がやるのか?・それは目標なのか?と言ったように仕分けします。

後々でそのリストを見ながら実行していけばいいわけです。

この仕分けの時にかかる時間、必要な物、実行する場所などを書いておけば検索時に適切な今やれるタスクが結果として表示されます。

ちょっとしたコツとしてこちらの記事がオススメ

タスクを書き出す時に少しの手間で仕事の効率を上げる方法タスクを書き出す時に少しの手間で仕事の効率を上げる方法
過去記事

タスクを書きだした時に大きなタスクををプロジェクトと考えそのプロジェクトを達成するためには多くの小さなタスクがあると思います。細分化されたタスクと必要資料を用意しておく事で生産性は上昇します。

Things・OmniFocus等のGTDAppを活用する

GTDは基本的に紙へのメモでも管理できます。しかしMac・iPhoneユーザーであればThings・OmniFocusを使ったほうがいつでも見ることが出来ますし管理が非常に楽になります。

これらAppを使う利点は今できるタスク検索においての検索手段も多く直ぐに見つけられるという点、また参考資料等検索結果も一緒にメモしておけます。

実際私はThingsを使ってGTDを実践していて過去導入に関して詳しい記事を書いています。

これらの記事はGTDの核とも言える収集→処理→整理→レビュー→実行に関して私が行なっている方法を記事にしました。

期限が視覚的にわかりやすい、まず今日やらないと行けないことの表示などThingsには優れている点が多いと思います。

週に一回は追加見直しをしましょう

私は大体休日を使ってレビューを行います。このレビューで新しくタスクを追加したりプロジェクトから「いつかやる」に変更したり等週次レビューを行います。

翌週のやるべき事リストもこの時に合わせて作成すれば、週明けから明確になっているタスクをドンドンこなしていけるようになるのです。

休日の2時間を週間計画に当てれば週明けの作業がもの凄く捗る休日の2時間を週間計画に当てれば週明けの作業がもの凄く捗る
過去記事

GTDにおける週次レビューなんですが、この一週間に一回の見直し・計画は休日に1時間もしくは2時間割いて行うと、月曜の朝からのスタートダッシュに差がつきます。

あとがき

GTDを導入するに当たって、何をどうすれば良いのかという方に私が書いた過去の記事を合わせて解説しました。

書き方・表現で難しい部分があるかもしれませんが、要は全部書きだして出来る状況でどんどんやりましょうというのがGTDです。

私はどちらかと言うとGTD+責任タスクといった感じで、確実にその日こなそうとするタスクも管理して表示させています。

これからGTDを始めようと思う方は継続することが大事なので、軽くみられがちですが週次レビューをしっかりやりましょう。

 

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