仕事効率化

7つの習慣+GTDをストレスフリーの整理術を元にしたOmniFocus整理法

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久しぶりの更新になりましたが、GTDの見直しとそろそろOmniFocus2も何かしらの発表があるかなということで、久しぶりにThingsからOmniFocusに乗り換えてみました。

折角なので書籍「ストレスフリーの整理術」に従ってOmniFocusに入力してて気づいたのが「7つの習慣」で大事なことはOmniFocusでも出来るんだと言うことに気づいたので、その部分をご紹介します。


望むべき結果=7つの習慣の重要な部分

ストレスフリーの整理術では、まずは自分の根底となる望むべき結果(6つのレベルの見通し)に基いて整理していきます。この6つのレベルは「7つの習慣」の第1から第3の習慣に当てはまるという事に気付きました。

では早速私のプロジェクト項目からご紹介します。

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これは完全にストレスフリーの整理術を参考にした形のプロジェクト配置になっています。

  • 望むべき結果
    • 目的と重要な価値観
    • ビジョン
    • 目標とゴール
    • 注意を向けるべき分野
    • プロジェクト
    • 他の人に任せた仕事
  • 行動
    • カレンダー
    • 実行
    • 連絡待ち
  • 保留
    • いつか/多分やる
    • 備忘録
  • 参考資料
  • ゴミ箱

それでは各部分をざっと解説していきます。普段タスク管理をしている方で特に「目的」等を管理していない方は特に参考していただきたい。何故ならこれを入れることで「7つの習慣」の第1から第3の習慣に非常に関わってくるからです。

望むべき結果

望むべき結果は将来自分がどうなりたいのか、また自分の興味・責任から思いついたプロジェクトをする・しないの決定判断になる要素が入ります。実はこの部分が非常に重要で

ここに書かれた事はいわば自分のルールなのです。

自身のルールを決めて今後の生活において決断・行動をする為には必要不可欠な項目なのです。

目的と重要な価値観

目的と重要な価値観の部分は7つの習慣の第2の習慣「目的を持って始める」に当てはまります。ではどういった内容を書けばよいのかというと

将来自分はどうなりたいのか、また人からどのように思われたいのか

いわゆる自分の憲法みたいな部分です。書きだす内容は1つでもいいですし複数になっても構いません。しかし今後の行動を決定づける重要な指針になるので時間をかけて自問自答して下さい。


目的:老後に家族に慕われる人間になりたい・価値観:良い父親でありたい
目的:毎日が気持ちよく終われる生活・価値観:やらずに後悔しない

ビジョン

ビジョンは自分の目的・価値観から1段下がった更に具体化された将来についてを書いていきます。私の場合は自分の10年〜20年後を見据えてどのように自分を方向づけるかについて書いています。

これが達成できれば「目的と重要な価値観」は達成できると思えるものを書いてみて下さい。


家族との時間を毎日しっかり取れる状態
時間やリソースを自由に使えるだけの個人資産を作る

目標とゴール

目標とゴールは更に短期間(1〜3年程度)で達成したいことを目標として書いていきます。ここはより具体的に数字を使って書いてみると良いでしょう。目標が数値で可視化されるとモチベーションもあがります。


収益:25%の向上
運営:ブログ月間50万PV
健康:体重10kg減少

ここまでの「目的と重要な価値観・ビジョン・目標とゴール」を使って今後の行動を見極めます。1つ1つのとるべき行動、目標を達成するための無駄等を考えるためにも重要なのです。

注意を向けるべき分野

この注意を向ける分野と言うのは自分の興味・責任に当たります。仕事・プライベートにおいての自分におかれた責任、今後取り組んでみたいという興味が有ることを書き出して自分の影響の範囲を表していきます。

この影響の範囲というのは7つの習慣の第1の習慣「主体性を発揮する」にあてはまります。

自分の影響の範囲を知り改善・学習していく事で影響の範囲は広がります。

例 WEBデザイン・父親・地域活性化・地域行事・ブロガーなど

プロジェクト・他の人に任せた仕事

自分が何かしらの行動を行うものの中で自分が行うタスクをプロジェクトに、他人に任せられるものを他の人に任せた仕事に処理します。但しこのプロジェクトに入れるものはプロジェクトタイトルであり、実際のタスクが組まれたものは後の「実行フォルダ」に入れます。

ここでは現在どんなプロジェクトを持っているかの簡単な確認に使います。

何故そんな面倒な事をするかというと、プロジェクトには仕事だけでなくプライベートなこと(旅行準備等)・学習もあります。並列進行しているとはいえ、少なからず重要度というのは出てきます。

ここで7つの習慣の第3の習慣「重要事項を優先する」を見分けるのにも使えるわけです。

重要事項というのは4つの領域で考えます。

  1. 緊急で重要なこと
  2. 緊急でないが重要なこと
  3. 緊急だが重要でないこと
  4. 緊急でも重要でもないこと

この重要でないことに割く時間をいかに減らして「緊急でないが重要なこと」に時間を割けるかが自分向上の鍵なのです。それを見極めるためにもタスク・プロジェクトタイトルの一覧が非常に便利なのです。

行動・保留・参考資料・ゴミ箱

ここからは実際に書きだしたタスクの割り振りになります。

  • 行動:今直ぐ行動を行うべきこと
  • 保留:今は行わないが後で行う・行うかもしれない
  • 参考資料:タスクではなく資料
  • ゴミ箱:考えてみると必要なかった

では行動・保留の中の各フォルダへの整理基準を書いてみます。

カレンダー

行う日付がハッキリと決まっているタスクはカレンダーフォルダに入れて管理します。OmniFocusの場合はiOS版だと「予測」を押すと表示されるので普段の行動では開かないフォルダです。

実行

実行フォルダが今直ぐ手を付けるべきプロジェクトやタスクが入ったフォルダになります。プロジェクトの中には複数のタスクが入り、ここを見ながら今一番行うべきタスクを決定していきます。

このプロジェクト優先度やそもそもプロジェクトを行うかどうかは上記の「望むべき結果」から判断するようになります。

連絡待ち

仕事の場合でチームで行っている時や出来上がった成果物をクライアントに提出した時に連絡待ちになる場合があると思います。そういったものは連絡待ちフォルダで管理しておきます。

週一回見なおす程度で普段はあまり開かないフォルダです。連絡があり実行できる状況になった段階で実行フォルダに移します。

いつか/多分やる

ここはアイデア置き場というような感覚でいいと思います。

やってみたい行動を思いついたが、今直ぐには行えないという場合にここに一旦保管しておきます。実行タスクが少なくなり行動できる状況になった時にアイデアを見て次の行動タスク・プロジェクトを決定します。

もちろんこの時の行動決定基準は望むべき結果に基づくものです。逆に自分のルールにそぐわないと判断できる時はタスクをゴミ箱に入れます。

備忘録

忘れたら困るタスクに関して備忘録を使いますが、私は少しカレンダーよりな方法で使っています。

例えば定期的な支払い項目や忘れずに行いたい事・習慣化したい事のような繰り返されるタスクを備忘録に入れて使っています。

思い出したい日付・時間で管理しているので週次レビュー以外でフォルダの中身を見ることは基本的にありません。

まとめ

小分けで書こうかと思ったのですが、ポイントを押さえて1記事にしました。こうした方が「望むべき結果」をタスク管理する意味・重要さがわかると思ったからです。

OmniFocusはThingsに比べ細かい設定が出来るGTD用のアプリケーションです。GTDを始めたくてOmniFocusを買ったものの今だタスク管理としか使えていない方は今回紹介した「7つの習慣+GTDをストレスフリーの整理術を元にしたOmniFocus整理法」を参考にしてみて下さい。

質問などあれば気軽にコメントやソーシャルでメッセージ下さいね。

参考

過去記事:『7つの習慣』から学ぶ私的成功術

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参考書籍

  • yama

    初めまして。最近omnifocus2を使い初めて、こちらのblogに辿り着きました。

    今まではタスク管理を色々なツールを使いやっていたのですが、
    >普段タスク管理をしている方で特に「目的」等を管理していない方は特に参考していただきたい。
    今まではまさしくこれだったので、参考にしたいのですが、いまいち具体的なやり方がわかりません。
    基本的なGTDの流れはまず「収集」というのがあると思うのですが、その「収集」したタスクはどうわけていくのでしょう?

    「ビジョン」というプロジェクトにわけた後、そのタスクは終わる事のないタスクとなり、ただ眺めるだけなのでしょうか?
    具体的にどのようにわけ、整理し、有効活用できるのか教えていただければ幸いです。

    • akira_minami

      ブログを読んでいただきありがとうございます。

      この記事はOmnifocusでの目標の管理にスポット当てた記事になっています。

      目標部分はあくまで目標を持ってタスクの計画をするという部分で、収集したタスクはInboxへそして整理する時に『行動フォルダ内のプロジェクト』に分けていきます。

      通常タスク管理をこなしていくのは『予定』部分やプロジェクト・コンテキストでフォーカスしてやっていきます。

      詳しくは私のもう一つのブログりんご人の記事をご覧になってください。

      http://ringobito.com/lifehack/omnifocus2-mac-howto/

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