仕事効率化

オンライン会議を馬鹿にしてはいけない。お得感満載!インフラ整備を急げ

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私は色々な場所にいる方と打ち合わせをする事が多いということもあり、打ち合わせはもっぱらSkype等を使ってすることが多いです。
そうしたオンライン会議のメリット・デメリットについて書いてみます。


チャットで会議になんてなるんですか?

実際オンライン会議ってなんだ?って事ですが、最近のソーシャル・アプリケーションでは無料で通話できるものが多く、インターネットに接続された環境(スマホ・タブレット可)さえあれば、誰でも利用できます。

仕事の打ち合わせをわざわざ出向くのではなく、そういったサービスを利用して終わらせちゃおうって事です。

Skypeなら複数人数での音声通話も可能ですから、十分プロジェクト参加者を集めて会議を行うことが可能です。

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最近ではGoogleハングアウトで10人までビデオチャットが可能ですので十分にオンライン会議は可能でしょう。

相手がMac・iOSユーザーならFaceTimeを使って1対1で打ち合わせをすることも可能です。

他にもFacebookでも十分な機能があるので、それらを上手く使えばわざわざ会いに行かなくても殆どの要件は社内で済ませられるのではないでしょうか。

あとは、そういったオンライン会議が出来る環境に自分自身がどれだけ対応して、取引先のインフラを進めることが出来るかだと思います。

オンライン会議のメリット

オンライン会議では非常に多くのメリットがあります。

  • 相手先に出向く時間の短縮と交通費の節約
  • 通話料金の節約
  • 離れた場所の相手でも打ち合わせが可能(海外もOK)
  • 進捗の連絡など文章やファイルを送っておける
  • メールよりも話がはやい

まず金銭的において無料で出来るので、オンライン会議をする上では経費が掛かりません。(電気代はもちろんいります)
また、出向く際の時間がないので時間の無駄が一切なくなります。

クライアント・場所を選ばず世界中から仕事を進められる
Skype等はファイルを遅れるので、メールのチェックも少なくてすむ。

これらは作業効率化において凄く役立っている事がわかる例だと思います。

少し話はそれますが、最近ではWEBサービスで仕事を受発注出来るものあり、殆どがオンライン会議で委託されています。
そういった仕事を請け負うのに、発注者の所在を気にせずに進められるのも大きいですね。

また訪問するということは少なからず訪問先に気を使わせる事にも繋がります。そういった事も一切なくなるわけです。

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オンライン会議のデメリット

実際オンライン会議はすごく便利ですが、いい事ばかりではなくデメリットも当然あります。

  • 細かなニュアンスが伝えにくい
  • オンラインにしている状況によってしょっちゅう話しかけられる
  • 取引先次第で全てオンライン会議では収まらない

まず、やはりビデオチャットといっても細かなニュアンスや考えはなかなか伝わりにくいです。
勿論資料・内容等こちらは入念な準備をしたとしても、人に何かを伝えるというのはなかなか難しいですよね。

まして相手は全く準備なしの場合が殆どなので、会議をしながらのメモそして議事録の作成は必須だと思います。

また取引先によっては、Skypeを立ちあげっぱなしにしていると、しょっちゅう話かけてくる方も少なからずいます。
これでは時間短縮どころか、大幅に時間をとられてしまう原因にもなりうるのです。

そして取引先によってはそういったインフラが整備できないところも勿論あります。1つのプロジェクトに関わっている人間の一人でも参加できない場合はオンライン会議としては上手く機能していません。

まずは、自身が環境を作ってどんどん周りにも推奨していくといった方法でのインフラ整備であり、「よし始めよう!」といって始められるというものでもないのです。

 

あとがき

私は今年に入り独立して4年目を迎えることが出来ました。
その間に私は多くの方にSkypeや最近ではFacebookといった連絡手段を推奨して来ました。

現在自分の友人も含め90%近くの連絡手段・会議はオンラインで出来るようになっています。

最近ではSkypeを立ち上げるのも事前にFacebookで連絡を取り必要な時だけ立ち上げる形に落ち着きました。

この結果、香川にいながら東京・大阪・九州そしてインドネシア相手に仕事の会議が出来るようになっています。

デメリットもありますがメリットのほうが多いように思います。
この記事を読まれて共感できる方は是非環境を整え始めてみてはいかがでしょうか。

 

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