仕事効率化

自分にアポイントをとっておき確実な時間を手に入れる仕事術

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アポイント

取引先との打ち合わせは事前にアポをとっておきスケジュールで管理しますよね。そしてどうしてもしたい作業があるからと言っても自分の作業のスケジュールは他人に流されてしまいがちです。

今回は自分にアポイントを取るといったちょっと変わった仕事術をご紹介したいと思います。


自分にアポを取るとは一体どういう事か

スケジュール帳にびっしりと詰まった打ち合わせ、自分の作業時間に関してスケジュールをつける方は少ないと思います。

スケジュール帳にびっしりと詰まった打ち合わせ、自分の作業時間に関してスケジュールをつける方は少ないと思います。

これって非生産的だと思いませんか?

私の場合は、会社員時代もフリーランスになった今でも自分自身にアポイントをとって確実に自分の作業を出来るように段取りしています。

 

自分へのアポイントの流れ

実際に私がしているアポイントの流れを書いてみます。

  1. 打ち合わせ等を連絡し決まったものをスケジュールに書き込む
  2. 1週間分を調整し空き時間を確認
  3. 週で比較的空いている日は作業時間としてアポイントしスケジュールを埋める

基本的にはたったこれだけです。
空いている時間に他の予定が入った場合にではどう調整するかですが

  • 他の予定と場所的な都合を考えて予定を入れる
  • 作業日と優先度の比較をし翌週に持ち越す
  • 作業自体を違う日に変え他の予定を優先する

3番目はどうしても調整つけないといけない場合のみ使うようにします。

このアポイントの一番のコツは作業時間を確保しつつ、埋めすぎないというのが大原則です。びっしり詰まったスケジュール帳って何だか息苦しいですからね。

 

連絡が多い人ほど自分にアポイントを取る方がいい

取引先からの電話が非常に多かったり、ソーシャルなどでのメッセージなども作業を妨げる要因だと思います。

通常他の会社にアポをとって出かける場合、電話・メッセージなどは受けないと思います。受けても折り返し連絡する旨を伝えるだけですよね。

これと同じように自分にアポを取った時間についても出来るだけ作業に没頭するようにします。

そこで非常に便利なのがiOS6の電話機能で、あとで掛け直す旨をメッセージで送れたり、リマインダーに入れたり出来る機能です。
これによって自分のアポイント時間は完全に作業に専念出来ますね。

 

あとがき

勿論もっと柔軟なやり方でも大丈夫だと思いますし、仕事の業種・体制によってもやり方は変わってくると思います。

残業で悩んでいる方や仕事が旨く進んでいない気がする方は、このように自分にアポイントをとってスケジュールの空白埋めていくのをオススメします。

コツは埋めすぎない事です。忘れないように!

今回の「自分にアポイントをとっておき確実な時間を手に入れる仕事術」はいかがでしたでしょうか?もしこの記事があなたのお役に立ちましたらお友達にシェアしてあげて下さいね。

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