仕事効率化

7つの習慣+GTD 4つのiPhoneAppを使ってセルフマネジメント

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これまでGTDを一番においてセルフマネジメントを行って来ましたが、先日『7つの習慣』読んで以来、自己管理について方法がだいぶ変わって来ました。

7つの習慣がGTDに優っているというわけではありません。旨く両方を使いこなすと更に効率的にタスクの管理が可能になるのです。

私はこの2つを実行する為にiPhoneで4つのアプリを使って管理することにしました。


セルフマネジメントに威力を発揮する4つのアプリを効果的に使う

今回紹介する4つのアプリを効果的に利用することで自分自身を効果的にマネジメント出来ます。そのマネジメントというのを紹介すると

  • 目標・習慣・日々のタスク管理
  • リマインダー・意欲の着火剤
  • GTD 全てのタスク・アイデアの管理
  • 知識のストック 自分の関心範囲内の情報をまとめる

これらを効果的に行うために私が選んだのはこの4つのアプリです。

Management02

それでは1つ1つ役割を書いていきたいと思います。

 

目標・習慣や週間計画・日々のスケジュール管理

フランクリン・プランナーの使いやすさそのままで目標から日々の計画までこなしてくれるのがOpus Dominiです。

Opus Domini Mobile Pro
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iCalと自動で同期されるカレンダー表示、週間計画すればデイリーも自動で反映されるのがアプリならではで嬉しい機能ですね。

何より自分の目標・価値観等が日々確認できるというのはモチベーションを維持したり、何かを決定する時に大いに役立ちます。

またGTDからタスク管理も抜き出し計画するので、あふれたアイデア(ノイズ)が全く目に入らず集中して優先する重要なタスクをこなしていくことが出来ます。

基本的に毎日のセルフマネジメントはこのアプリで済ませます。
参考:7つの習慣を踏まえてフランクリン・プランナーをAppで導入してみた

 

繰り返し行う日常的なタスクの管理はリマインダーが着火剤

私がブログを毎日書いているように日常的に意識して行なっているタスクがある方はリマインダーを使った行動きっかけを作るといいです。

Due 〜 リマインダー、タイマー、アラーム
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実際に現在繰り返し行なっているものだけでなく、週に3日ランニングを習慣化したいという方にもおすすめです。

実際何故リマインダーなのかというとタスク管理は基本完了してチェックをして消していくもの。毎日習慣的に行なっているものはタスクよりもリマインダーで行動の合図をしてやるほうが着火剤にもなり最適です。

これからしてくださいよという合図こそが習慣化には必要なのです。

また、これらをずら〜っとタスクで書くのもタスクが増えやる気を無くす元にもなりかねません。
参考:毎日の行動のきっかけにリマインダーを使う時間管理

 

アイデア・プロジェクト・タスクはGTDで総合管理

自分がやらなければいけない事、そして今後やりたい事はGTDでの一括管理がおすすめです。

Things
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このブログでは一番紹介されているアプリがこの『Things』、シンプルな作りが使いやすく気に入っています。

今回Opusを導入したことによって使い方が大きく変わりました。これまではエリアの使い方がGTDにそった使い方だったのですが、7つの習慣の目的を持って行動するに則って、エリアは自分の役割へと本来のThingsの使い方に戻しました。

Management03

簡単に解説していくと、まずこれまでGTDで入れていた『いつかやる』『備忘録』『資料』は全て自分の役割部分に振り分けました。そして急ぎでないものは全て未定にしています。

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目標・構想

ここにはGTDにおける目標・構想を書いています。5年後・3年後・1年後と言った7つの習慣よりも近い将来へ向けての具体的な目標です。
Opusで書かれるGoalの部分と同じですね。

参考:Thingsを使った本格的なGTDのススメ-その2【収集編】

 

家族・友人

ここは家族や友人など自分に関係する身近な方への自分のタスクを入れていきます。例えば家族と旅行に行きたい場所や買い物リストはここに入ります。

 

仕事

ここは勿論普段の仕事のプロジェクトやタスクを全て入れます。
週間管理をOpusを使うことで、このエリアから翌週行うタスクを選んで書き出すようにしています。

終わったタスクを毎日削除してもいいですが、Opusで毎日を管理するので1週間で一度にチェックを入れてもいいでしょう。

 

ブログ

ここはブロガーの私がどういった記事を書こうとか、調べて書きたい事の資料の保管庫に使っています。

調べ終わったものからまとめて記事にするので、かなりストックが溜まって書く気がなくなるものも多くあります(笑)

 

スモールビジネス

いわゆる副業です。
最近始めたネットショップに関する資料やアフィリエイトに関する資料・計画等を入れています。

アフィリの場合もキーワードをストックしたり、前もってサイトマップのような感じでページ構成を書きだしておけば消化していくだけになるので便利です。

 

学習

最近WEBで英会話を始めたのですが、App開発も含めて自分が日々勉強している項目の進捗をみる意味でもプロジェクトにしてまとめています。

 

地域

地域の行事などに積極的に参加して人との輪を広げたいというのもありまして、地域という項目を作りました。

先日の無料のネットショップもそうですが、WEBを使った何かを地域の方にもご紹介出来る部分は多々あると思います。
なるべく負担をかけずに地域がよくなればいいですよね。

これらが今回私のThingsの使い方で大きく変わった点です。あとコツとしては本当に今やっているプロジェクト以外は未定にしておくと実行中のプロジェクトが少なくて済むので見やすいですよ。(最高でも5つぐらいがBEST)

参考:GTD管理アプリThingsの使い方

 

知識や忘れてはいけないメモはEVERNOTEにぶち込む!

やはりこれは外せない、何をどこに置いたか。あれ何だったけをなくすには一元管理できる情報ストック場所が非常に便利です。

私はそれらをEverNoteを使って管理しています。

Evernote
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特に威力を発揮するのが、何をどこに置いたか。丁度これからの衣替えのシーズンには大活躍です。生活に関する情報の引き出しに大活躍です。
参考:衣替えのシーズンは片付け+クラウドで完全整理

また知識のストックにも勿論役立ちます。
ただWEBストックし過ぎるとストックすることがメインになって後で読まないなんて事が往々にしてあるので、本当に覚えておきたい。また検索してしまうだろう事に関してストックしましょう。

私はアプリの使い方や説明の内容をストックすることが多いです。
あれ、これってどうやるんだっけが直ぐに解決できますね。
参考:私のEvernote活用法はクリップした記事の削除から始まった

 

あとがき

複数のアプリを使うようになって、実際面倒じゃないの?といった意見はあると思います。

まだまだこの方法も検証中ですが、一番の肝は週間レビュー・計画にあると思います。優先事項からどのタスクをThingsから選びOpusに反映させるのか

毎日のマネジメントはOpusでスケジュールまで全て見れますし、GTDアプリのようなノイズ(他のタスク)は見えないので快適です。

これがベストの方法だとはいいませんが、以前よりはタスクの実行が早くなったのとスケジュールの抜け(忘れる)がなくなりました。そして習慣づけたい項目にも目がいくのがいいですね。

最後にiPhoneでのセルフマネジメントとして記事を書いていますが、アプリの管理・入力はMacでやるほうが断然早いですし、GTDをiPhoneだけで行うのは至難の業です。

Things・Opusに関してはWindows版はないのでiPhoneユーザーでも同等のアプリでWindowsでも利用できるものを代替えで使うことをオススメします。

 

今回の「7つの習慣+GTD 4つのiPhoneAppを使ってセルフマネジメント」はいかがでしたでしょうか?もしこの記事があなたのお役に立ちましたらお友達にシェアしてあげて下さいね。 @dnc_akiraでした。

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