仕事効率化

タスクを書き出す時に少しの手間で仕事の効率を上げる方法

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Task

GTDには2分で終わることは書き出さずその場でしてしまうという考え方があります。その応用でタスクを細分化した時に発生する項目を片付けてしまうという方法です。


1つのタスクの細分化は更に分けられる場合がある

タスクを書きだした時に大きなタスクををプロジェクトと考えそのプロジェクトを達成するためには多くの小さなタスクがあると思います。

その小分けにしたタスクの中で実は更に小分けに出来るものがないか考えてみましょう。

例えば○○についてのグラフを書くというタスクがあったとします。この○○についてのグラフを書くと言う項目の中には実は2つのタスクがあることに気づくと思います。

  • グラフを書く
  • ○○という資料を用意する

この二つのタスクが合わさって「○○についてのグラフを書く」というのが形成されているのです。

そこまで小分けにしなくてもと思われるかもしれません。確かにそうですね。そんな小分けにしてたらタスクを書きだすのも大変です。

ではどうすれば良いのでしょうか?感の良い方は気付いたと思いますが、「○○という資料を用意する」というのはGTDにおける2分ルールで片付く場合タスクには書き出さず直ぐに用意します。

用意して予め作っておいた資料ボックス等に入れておけばいいのです。こうすることで、「○○についてのグラフを書く」というタスクは本当の意味でのグラフを書くという作業だけになりました。

 

仕事効率化の鉄則はあらゆる面倒をなくすことにある

ただ資料を手元に用意しただけじゃんって思われるかもしれませんが、1つのタスクに見えて複数のタスクが絡んでいるものに対して面倒と感じてしまう方が殆どではないでしょうか。

まず席を立って資料を持ってくる、面倒なんで5分経ったらしようとか行動を起こすための行動を起こしてしまうのが人間です。

既に手元に資料があれば、Excelなりを起動させ数字をまず打ち込むだけという非常にシンプルなタスクですよね。これなら面倒は一切ない。まずはただ数字を入力するだけなんですから。

このように考えると、タスクを書き出す時にほんの少しの手間というのは「資料が必要な場合手元に持ってくる」「検索して調べる場合は検索しておく」このした準備を行うか行わないかで効率は倍と半分以上変わると思います。

 

あとがき

私はそんな事面倒とは思わないよという方もいるかと思います。ただ大多数の方が少しかもしれないですがストレスに感じてしまう事も事実だと思います。

ほんの数分、書き出さずに準備するだけの作業が恐らくびっくりするような成果をもたらす方もいるかもしれません。

タスク管理をしている方は是非一手間加えたタスク管理を実践してみて下さい。

 

今回の「タスクを書き出す時に少しの手間で仕事の効率を上げる方法」はいかがでしたでしょうか?もしこの記事があなたのお役に立ちましたらお友達にシェアしてあげて下さいね。

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