仕事効率化

Thingsを理解すればOmniFocusに変えたいと思わなくなった私のGTD

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サブプロジェクトがないThingsいろいろと不便だと思ってこれまでOmniFocusにしょっちゅう浮気してたわけですが、最近全く変えたいと思わなくなりました。私自身もゆる〜く使い始めたというのもあるのですがThingsの機能を理解すればこれまで必要だったサブプロジェクトが要らなくなったわけです。

では私の設定を公開してみます。


Thingsの機能を理解する

Thingsにある機能としてプロジェクト・エリア・未定という設定に関して今回は注目してもらいます。

 

エリアは自分の影響範囲で設定してみた

まずこのエリアという機能はプロジェクトやタスクを入れておく箱だと思ってください。その箱にラベルをつけるとすればどういった名前を付けますか?
以前Thingsを書籍ストレスフリーの整理術にちなんで本気のGTD設定をしてみました。

Thingsを使った本格的なGTDのススメ-その1【事前準備編】Thingsを使った本格的なGTDのススメ-その1【事前準備編】
過去記事

実際この方法でも管理は凄く捗っていましたが、エリアを責任・関わり主体に変更したらそれ以上に管理しやすくなりました。

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私は目標や家族への責任(買い物など)・個人事業(フリーランスの仕事)・ブログ(ブロガーとしての私)・アフィリエイト(副業)・学習・地域(地域の行事や提案すること)というように自分が影響する範囲でエリアを作成しています。

実際何もなければ家族・仕事の2つだけでもいいと思います。ここに自分が考えられる全てのプロジェクト・タスクを仕分けして入れておきます。このエリアは私の中の優先順位で置かれています。副業よりもブログそして仕事よりも家族という並びになっています。

 

プロジェクトを保留にすればサブプロジェクトは要らなくなる

まずこの作業をする前に考えて欲しいのが人間そんなに多くのことを抱えても出来ないよって事です。GTDを私も進めるうちに多くの作業を書き出しプロジェクトとして書きだしていました。

でも多すぎるとやる気なくなりませんか?だって減るより増えるほうが多いんだものやる気なくなりますよね。そこで考え方をゆる〜くしたわけです。

そこで今回の設定ですが

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まずプロジェクトを作成してプロジェクトの内のタスクを全て吐き出しますが、全て未定のプロジェクトにします。週次レビューの時にプロジェクトの中のサブプロジェクトを新しいプロジェクトとして公開します。

そうすると今手を着けているもの、やるべきサブプロジェクトが実行中のプロジェクトとして表示されますからそれ以外のことは基本今週はやらないと言うことでOKなんです。

未定を上手く使って管理すれば、今週やれることのみがプロジェクトに表示されそれ以外はプロジェクトでは表示されないのでサブプロジェクト単位で消化されているのが手に取るようにわかります。

めちゃくちゃ仕事が進んだ気がしてモチベーションもあがります。

 

優先順位を明確にする意味

GTDにおいては優先順位と言う考え方ではなく今やれることをやるという考えですが、なかなか責任もありそうはいきませんよね。

実際今から何を使用と思った時にはタグの出番です。

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タグから最適なタスクを選んで実行します。

ただ大抵の場合は少しでも現在のタスクを進めておきたいと思うはずです。毎日習慣にしている作業や仕事の納期もあるでしょう。
それらを管理して表示してくれる「今日」という機能がThingsにはあります。

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この今日に表示される項目からドンドンこなしていくだけです。逆にここが空っぽになった時だけ別のことをタグで探して行えばいいのです。そうするとやるべき事が非常に明確で無駄な時間がなくなりますね。

期限も短く設定出来ますし、多くのプロジェクトを見て憂鬱になることもない。いい事ばかりでしょ。

 

あとがき

私はThingsをこのように設定を変えて1月以上経ちましたが物凄く管理しやすくなったのとGTD管理に追われる事がなくなりました。

週次レビューで週一回の管理だけで十分なサブプロジェクトを表示させ、時間が余ればタグ・足りなければ持ち越すだけです。シンプルだといわれるGTDツールThingsはシンプルだけでなく非常に機能が豊富でパワフルな使い方が出来ると思います。

サブプロジェクトで悩んでいる方は是非プロジェクトの未定から始めてみて下さい。入れ子で管理する必要がきっとなくなると思います。

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