仕事効率化

Thingsを使った本格的なGTDのススメ-その1【事前準備編】

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GTDアプリの代名詞といえばOmniFocusですが、使い心地・デザインがThingsの方が好きという方やThings買っちゃったという方でもOmniFocusに負けないGTDとしての使い方を連載でまとめてみようと思います。


導入の前に軽くGTDの考え方をおさらい

まず、今回私が書く方法は「ストレスフリーの整理術実践編」に準拠した形でThingsに導入する考え方です。OmniFocusユーザーの方でも考え方は同じなので読んでみて下さい。

まずGTDには5つのワークフローがあります。

  • 収集
  • 処理
  • 整理
  • レビュー
  • 実行

これらを繰り返し行うことで頭の中にあるもの全てを書きだし整理すれば実行しやすくなるという考え方ですね。

また5つのワークフローに対して更に分析する為にストレスフリーの整理術実践編では今後の目的・見通し等も合わせて書き出すことを進めています。

  • 目的/価値観
  • 構想
  • 目標
  • 注意を向ける分野
  • プロジェクトリスト

このプロジェクト(今の自分の状況)から目標(数年後への目標)そして目的(根本的な自分の目的・スタンス)等を書き出し定期的にレビューすることで自分の取るべき道を選択しやすくするというような考え方になります。

ワークフロー「処理」の準備

GTDにおける1番目のワークフロー「収集」を行う前にThings(OmniFocus)で下準備を軽くしておきます。必要があれば「整理」の時に増やせばいいです。

私の場合を例にして書きますと。(ストレスフリーの整理術実践編準拠)

まずThingsのエリアを追加しておきます。(OmniFocusだとフォルダ)
これは収集時に書きだした項目をワークフローの「処理」で振り分けていく場所だと考えて下さい。

  • 望むべき結果
  • カレンダー(Thingsの場合は予定済みを利用)
  • 実行
  • 連絡待ち
  • いつか/多分やる(Thingsの場合は未定を利用してもよい)
  • 備忘録
  • プロジェクト参照資料
  • 参照資料
  • ゴミ箱(Thingsの場合は最初からあります。)

自分が収集で書きだした項目に対し、それは直ぐに実行しないといけないものか?そのうちやってみたい事なのか?それとも何かの資料なのかといった振り分けをここで行います。

 

ワークフロー「整理」の準備

収集で書きだした項目を各エリア(フォルダ)に振り分ける処理が終われば「整理」を行います。この時の整理とはそのタスクに対しどこで行うべきものなのか?必要なものは何か?かかる時間は?等の項目を割り振ります。

Thingsでは「タグ」OmniFocusでは「コンテキスト」を利用して行います。今回はThingsでの利用法を書きますがOmniFocusの方は適宜調整して下さい。(収集のフォルダの階層でも対応できるので)

まずエリア「望むべき結果」に対するタグを書きだしておきます。

  • 目的/価値観
  • 構想
  • 目標
  • 注意を向ける分野
  • プロジェクトリスト
  • 他の人に任せた仕事

今後の目的・見通し等は収集時にエリア「望むべき結果」に入れ、そして処理で上記の項目にタグつけします。(詳しくはまた記事で書きます)

その他に

  • 内容(仕事・プライベート・雑用・読書・学習等)
  • 場所(自宅・会社等)
  • 必要な物・作業環境・行動(PC・電話・メール・オンライン等)
  • 人物(妻・取引先等)
  • 作業時間(15分・30分・1時間等のタスクにかかる時間の目安)
  • 保留中
  • 連絡待ち
  • レビュー

このようにタグを作っておけば整理時に当てはめるだけなので簡単です。勿論整理時に追加も簡単に出来るので、取り敢えず必要だと思いつくだけで良いので書き出しましょう。

因みにOmniFocusでは作業時間・レビュー等は元々の機能として「インスペクタ」から入力できるのでコンテキストに追加する必要はないと思います。

 

あとがき

今回はThingsで本格的なGTDを行う前に下準備としてエリアとタグについて書いてみました。実際本格的なGTDの管理と言えばOmniFocusの方が元々機能がついているという事もありますが、やはりシンプルで管理しやすいThingsはかなりの魅力です。

自己流も少し足されますが、私が実践するThingsでの本格的なGTDに関してはこれからワークフローに沿って記事にしてみたいと思います。

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今回の「Thingsを使った本格的なGTDのススメ-その1【事前準備編】」はいかがでしたでしょうか?もしこの記事があなたのお役に立ちましたらお友達にシェアしてあげて下さいね。

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