仕事効率化

Thingsを使った本格的なGTDのススメ-その2【収集編】

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Things gtd2

Thingsを使った本格的なGTDについての解説、第2回は収集です。GTDワークフローの中では一番最初に行うものです。
Thingsを基準で書いていますが考え方はOmniFocusや他のアプリでも同じですのでGTDを学び直そうという方は参考にしてみて下さい。


収集ってどんなことをするの

まずはワークフロー収集について簡単に書いてみたいと思います。

収集とは誰しも頭の中に気になっている事があると思います。仕事・プライベート・家庭等これらが整理されないと気になって仕事が進まず効率が悪くなります。

自分の頭の中にある事項を全て書き出し整理すれば頭の中がスッキリしてストレスなく仕事・生活において効率が良くなるのがGTDの考え方です。

「収集」とはこの頭の中の事柄を全て書き出す部分にあたります。以前記事にしましたが「過去記事:Thingsを使ったブレインダンプで最強のTodo作成」も考え方は同じですが、更に搾り出すように時間をかけて全て出しきって下さい。

 

収集で書き出す事項はどんなもの

まず収集をする時のコツとして、何かメモのようなものとペンを用意して下さい。これでどこでも思いついたらかける状態ですね。
Thingsユーザーの方はiPhoneでもOKです。

時間は思い切って1日から2日程度とって下さい。勿論仕事もあるでしょうし家族や友達との遊びもあると思います。そういう時間は思いついたら書きだす程度でOKです。

但し1日に最低1時間は集中して頭の中の物を書きだしてしまうようにしましょう。

書きだす内容は

  • 進行中の仕事
  • まだ手をつけていない仕事
  • 誰かへの連絡
  • 読みかけの本
  • 支払い
  • 行ってみたい場所
  • やってみたい事・挑戦したい事
  • 欲しい物
  • アイデア
  • 家族について
  • 誰かに依頼した用事・連絡待ちの物
  • その他気になっていること全て

このように現在頭の中に浮かぶこと全てを書きだして下さい。優先順位等は全く考えずとにかく思いついた順番に書き出しましょう。

上記に書いた事項に関しては割と直面している事項が書かれると思います。今回はさらにもっと大きな事柄も書きだしてみましょう。

  • 目的・価値観(将来への仕事・生活の目標、見通し)
  • 構想(3年・5年程度で達成したい目標・ゴール)
  • 目標(1年・2年程度で達成したい目標・ゴール)
  • 注意を向ける分野(現在責任を負っている事、注目する分野)

これらも頭の中から絞り出して下さい。

 

収集のコツ

収集時に書き出す場合はキーワードではなく文章で書き出すとより効果的です。例をあげて説明してみますと

頭の中に「取引先Aへメール」というキーワードが浮かんだ場合に更に掘り下げます。

「取引先Aにメールで渡す資料をPDFにする」

「取引先Aに○○の件でメールする」

といったような詳細なタスク分けと内容を細かく書くことで実行の段階でよりフットワークが軽くなるからです。

複数のプロジェクトを進行している場合に「プロジェクトA」「プロジェクトB」といった書き方でなく、プロジェクトAに対する具体的な内容を全て書きだしておくのが後々に続くワークフロー「処理」「整理」が非常に楽になります。

これら書き出した項目はメモでも勿論良いですしThingsであれば「受信箱」の中にOmniFocusであれば「Inbox」に全て入力します。入力時は思いついた順番で大丈夫です。この時点で並び替えをする必要は全くありません

 

あとがき

この収集の時に仕事によって優先順位をつけてしまいがちなのですが、脳内を全て書き出すと言うことだけを考えてワークフロー「収集」を行なって下さい。

仕事もプライベートもごっちゃ混ぜで全く優先順位は付けないところに後々の仕事効率化に繋がる理由があるようです。

また1時間程度ではまず全ての項目を書き出す事は無理です。頭の中に何か残っているというのが最悪の状況なので数日かけても全て出し切るようにしましょう。全部書きだすと非常にスッキリした感覚になると思います。

今回の「Thingsを使った本格的なGTDのススメ-その2【収集編】」はいかがでしたでしょうか?もしこの記事があなたのお役に立ちましたらお友達にシェアしてあげて下さいね。

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