仕事効率化

Thingsを使った本格的なGTDのススメ-その3【処理編】

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Things gtd03

収集で書きだされた膨大な量のタスク・思考・資料を処理して行きましょう。ここでもThingsをメインに解説しますが、勿論Omnifocusや他のTodoアプリに当てはめてみて下さい。


メモ(受信箱)の中身をどんどん振り分けよう。

今回Thingsを使っている方は受信箱(Omnifocusの場合はInbox)内に相当な数のタスクが入っていると思います。これらを全て受信箱から他へ移動させることが「処理」だと考えて下さい。

Thingsを使った本格的なGTDのススメ-その1【事前準備編】で紹介したように「エリア(フォルダ)」が作られていると思います。このエリアは書類置き場のようなものという認識でいいと思います。

このエリアの追加に関して振り返ってみると

  • 望むべき結果
  • カレンダー(Thingsの場合は予定済みを利用)
  • 実行
  • 連絡待ち
  • いつか/多分やる(Thingsの場合は未定を利用してもよい)
  • 備忘録
  • プロジェクト参照資料
  • 参照資料
  • ゴミ箱(Thingsの場合は最初からあります。)

このようなエリアを紹介したと思います。これは書籍「ストレスフリーの整理術実践編」に基づいた考え方で構成されています。

受信箱のの中身はこのエリアのいずれかに当てはまるので、そこに受信箱からドンドン移動させて下さい。(ドラッグアンドドロップで可能)

この時約束事が2つあります。

  1. 受信箱の中身は優先順位を考えず上からどんどん処理してください。
  2. 2分以内に終了するタスクは移動させずに直ぐに実行し終わらせて下さい。

2分で終わる程度の仕事であれば移動先を考えたりその後の「整理」を行う時間があれば終わってしまいます。それを考えるとその場で上から順に終わらせる方が効率的だと言う事です。

 

各エリアの意味

各エリアに振り分ける時のコツを少し書いてみます。

望むべき結果

自分の目標や考え、不安な事等を私は入れるようにしています。その時々に抱える心の問題等通常のプロジェクト・タスクとして取り扱えないものと考えて頂いてOKです。

カレンダー

行動を起こす日が決まっているものや繰り返し行うタスク(ブログ更新等)はカレンダーに入れてThingsの機能で実行する日若しくは繰り返し行う設定をします。

実行

やりかけのタスク・プロジェクトはここに入れるわけですが、この時自分がやらなくても良いタスクに関しては直ぐに連絡出来るものならメール・電話で相手に伝え連絡待ちのエリアへ入れます。

この場合の実行に入れるタスクは、確実に自分が行うプロジェクトでありタスクです。

例えば「○○の報告書を作成する」という中には「○○の資料を集める」「○○の市場調査を行う」「○○のアンケートをAさんに頼む」「○○の報告書をExcelで作成する」という細かなタスクがある場合

プロジェクト:○○の報告書を作成する

  • ○○の資料を集める
  • ○○の市場調査を行う
  • ○○のアンケートをAさんに頼む(メールする)
  • ○○の報告書をExcelで作成する

というプロジェクトの作成になるので注意して下さい。また○○のアンケートをAさんに頼む(メールする)が終わった時点で「○○のアンケート結果の連絡をAさんより貰う」というタスクが連絡待ちのエリアに追加されるようになります。

連絡待ち

誰かの連絡を待って初めて実行に移す事のできるタスクは連絡待ちに入れます。「実行」の中において置くのはきっかけが自分で取り掛かれるものだと言う事です。

いつか/多分やる

思いついた数多くのタスクの中にはアイデアや今後の企画のような今直ぐに行動は起こさないが今後やるであろうタスクをリストにしておき、いつでも確認して実行タスクに入れれるようにしておきます。

備忘録

日付を指定して思い出したい事柄(日付指定の実行ならカレンダー)・検討したい内容は備忘録に入れておきます。

プロジェクト参照資料

プロジェクトに関する参考資料については参考資料のリストを作って残しておきます。後で簡単に確認できますね。

参照資料

気になるWEB上の記事やあとで読み返したい本等のプロジェクトとは関係のない資料はこちらに移動します。

ゴミ箱

書きだしたものの行動を起こす必要もなく資料としても置いておく必要のないものはゴミ箱に入れておきます。ゴミ箱は空にしても良いですし、月に一度空にする日を決めてもよいでしょう。

これらのエリアに合わせて受信箱の中身を適切に、プロジェクトを作成しながら振り分けて下さい。

 

あとがき

この「処理」の作業で2分以内で行動して消えていくタスクが以外に多いのに気づくと思います。仕事が捗らないのは要はキッカケなのかもしれませんね。

またエリアに適切にタスクを入れると頭の中身でぐちゃぐちゃだった項目で行動するべきタスクが見えてくると思います。
肩の荷が下りスッキリする方もいれば、今直ぐやるべきことが見つかる方もいるのではないでしょうか。

今回の「Thingsを使った本格的なGTDのススメ-その3【処理編】」はいかがでしたでしょうか?もしこの記事があなたのお役に立ちましたらお友達にシェアしてあげて下さいね。

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