仕事効率化

Thingsを使った本格的なGTDのススメ-その4【整理編】

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Things gtd04

GTDワークフローの3番目「整理」について解説していきたいと思います。Thingsを基準に記事は書きますがOmniFocusでも同じなので参考にしてみて下さい。
因みに「整理」はGTDにおいて非常に重要なのでしっかりと覚えましょう。


整理とは

例えば仕事を行う上で「あと30分でできる事」「今外出先だから他にできる事」「今このソフトウェアを使っているので他にできる事」というような、状況によってできる事を見つけられるようにするのが整理です。

私の場合Thingsでは「タグ」を使って整理をしています。(OmniFocusではコンテキスト)

この整理をしておけば膨大な量のタスクの中から状況によって出来る最善のタスクを見付け出すことができます。

おそらくGTDが話題になっている大きな要因は「今やるべき事が見つかる」からです。タスク・プロジェクトに優先順位をつけないというのも、結局優先順位をつけてしまうと本当にやるべき最善のタスクを放置し、移動しないと出来ない・打ち合わせが終わらないと出来ないようなものを片付けようとしてしまうからです。

 

整理のコツ

整理のタスクを行うに当たってThingsならタグ、OmniFocusならコンテキストの準備が必要になります。

例をあげると

  • 場所を表すもの(会社・自宅・外出先等)
  • 必要なもの(Mac・カメラ・自動車・Mail・オンライン等)
  • 種別(仕事・プライベート・読書・学習等)
  • 人に任せるもの(妻・人名・外注等)
  • タスクの状態(連絡待ち・保留中)
  • 作業時間(15分・30分・1時間・2時間等:OmniFocusはタスク毎に入力可能)
  • レビュー
  • 目標・目的

このようにタグ(コンテキスト)を入力しておけば今の状況に沿ったタグをクリックすることで状況にあったタグが表示されるということです。

上記では目標・目的と書いていますがこれは収集の時に書き出して貰った目的から注意を向ける分野をいれるのに一つの分け方では足りないので個別でタグを作成します。

  • 目的/価値観
  • 構想
  • 目標
  • 注意を向ける分野
  • プロジェクトリスト
  • 他の人に任せた仕事

上記は実際作業とは関係のない目標等と実行エリアに移したプロジェクトのリスト、他人に任せた仕事を定期的にレビューするためのものです。
※レビューは次のワークフローになるので次回に書きます。

これで整理をするための準備は整いました。人によって内容は変わると思うので適宜変更してくださいね。

それではひとつひとつのタスクを整理して行きましょう。
ここでThingsの場合は複数のタグを割り当てる事が出来るので、一つのタスクに場所・状況や必要なもの、時間などをどんどん割り当てましょう。

OmniFocusの場合はコンテキストを複数割り当てることが出来ないので、場所・必要なもの等より重要なコンテキスト割り当てて下さい。

 

あとがき

整理が終わればあとは実行に移していけます。
頭の中にあった膨大なタスクは「収集」で全て書き出され、「処理」で今すぐやる必要のあるもの、ないもの、人に任せるもの、ただの資料といった感じで分けられました。

そして今回の「整理」で今すぐやる必要のあるものから自分の状況に応じた最適なタスクが容易に見付け出すことができるようになったのです。

次回はレビューと言ってGTDを継続して行くために必要なワークフローについて私なりの解説をしたいと思います。

今回の「Thingsを使った本格的なGTDのススメ-その4【整理編】」はいかがでしたでしょうか?もしこの記事があなたのお役に立ちましたらお友達にシェアしてあげて下さいね。

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