仕事効率化

Thingsを使った本格的なGTDのススメ-その5【レビュー編】

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Things gtd05

GTDを継続していくためにはワークフローの4つ目「レビュー」が必要になります。GTDにおけるレビューとはとはどういう事を行うのか解説してみたいと思います。

本記事はThingsだけでなくOmniFocusや他のGTDツールを利用する全ての方が対象になっています。


ワークフロー「レビュー」とは

上司に日々渡される仕事の山、実行エリアには当然まだ仕事が残っているでしょう。中には近日中に仕上げなければいけないタスクもあると思います。

また、いつかやる/多分やるエリアに入っているタスクが先に進めるタスクに変わる場合もあるかもしれません。それとは逆に実行エリアに入っているタスクが後回しになる場合もあるでしょう。

こういった現場における優先順位や新しいタスクをレビュー(見直し)しその時に合った収集・処理・整理を行うのがレビューです。

またこのレビューは最低でも週に一回は行い現在の状況や目標に沿って収集・処理・整理を行ってください。

 

レビューの具体例

上記でも書いた突然の急ぎの仕事が入った場合、実行エリアに入っているタスクは後回しになります。急ぎのタスクに集中するために他のプロジェクトが目に入るのが不快だと感じる方もいるかもしれません。

そういう場合は実行エリアに入っているタスクを一度全て「いつかやるエリア」に入れてしまいましょう。

そうすることで実行エリアに入っているタスクは急ぎのプロジェクトだけになります。

そして、急ぎのタスクが完了したら実行エリアにいつかやるエリアからプロジェクト戻してやればOKです。(私の場合は特にエリア移動はさせません)

また週に一回のレビュー時に特に注目して欲しいのが「本当に自分がやらなければいけないタスクばかりかどうか」です。
大抵の方の場合が、買い物ついでに妻に頼めばすむ事や部下・外注に頼む方が早い事がいくつか自分のいずれかのエリアにタスクとして入っています。

新しく収集したタスクを処理・整理する時に本当に自分がやらなければいけないか、本当に自分にとって必要なタスクなのかを見極めるようにしましょう。

 

あとがき

レビューは新しく増えていくタスクに対応しつつ既に書き出されているタスクの状態も把握することができます。
進捗状況や実行中タスクの選別にもレビューは必要不可欠です。
私自身もGTDがしっくりくるようになったのは、このレビューを毎週末に2時間程度の時間を割いて行うようになってからです。

GTDを挫折せず継続するにはレビューが重要というのが解っていただけたと思います。

さて、残すところGTD導入の解説も最後のワークフロー「実行」だけになりました。長くなりすぎるので小分けで連載にしましたがうまく週末で終わるので、今週末からGTDに挑戦してみてはいかがでしょうか。

今回の「Thingsを使った本格的なGTDのススメ-その5【レビュー編】」はいかがでしたでしょうか?もしこの記事があなたのお役に立ちましたらお友達にシェアしてあげて下さいね。

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