仕事効率化

Thingsを使った本格的なGTDのススメ-その6【実行編】

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Things

これまでGTDのワークフローについて書いてきましたが、いよいよDTDを行うことによってタスクの実行がどうなるのかを最後に書いてみたいと思います。
Things以外でもタスク管理をされている全ての方対象になっています。


GTDで管理したタスクを実行する

これまで行った収集・処理・整理・レビューによって全てのタスクはいずれかのエリア(フォルダ)・タグ(コンテキスト)に振り分けられていると思います。

多くのプロジェクトの中から実行するものも選ばれ、状況・時間などでしっかりと管理されています。

レビューによりタスクの期限や開始時期など書かれているタスクもあると思います。

あとは実行するだけです。その時々の自分の状態に応じたタスクを表示させ今の自分に最適なタスクを選んでどんどん終わらせていきましょう。勿論時間的な制約を優先させた実行でもいいですし、時間に余裕があれば現在いる場所・使用しているアプリケーションで作業を選んでもいいですよね。

具体的に例をあげると

朝は会社でデスクワークです。取り敢えずエンジンをかけるためにも簡単に終わる仕事を片付けます。タグで15分を選び時間がかからない作業を一つ終わらせます。

この後その作業で利用したアプリケーション名のタグを選択し同じ環境で出来る事を表示させタスクをこなしていきます。ふと時計をみると外回りまであと30分、30分以内のタグを選んで作業を終わらせます。

外回りでの打ち合わせが終わり少し時間に余裕ができました。そこで外出先タグを選び外出時に出来るタスクを確認します。タスクがあれば実行してもいいですし、直ぐに帰ってデスクワークがしたければ帰社してタスクをこなします。

このように今の自分にとっての最良のタスクを表示させるというのがGTDの考え方です。

今まであれもこれもと頭の中がいっぱいで効率が下がっていたのがスッキリとやれることをやるという管理に変わっていくわけですね。

 

実行を助ける週次レビューのススメ

実行を助ける週次レビューのススメ

一日単位の作業目標となると毎日のレビュー自体が面倒になります。また突然の作業以来などで目標タスクがこなせないと嫌になってしまう方も多いという事です。

一週間の作業目標にしておけば、精神的にも余裕が出来ますし続けていると自分はどれくらいのタスクが一週間でこなせるのかわかるようになります。
仕事を請けたり、新たに何かに挑戦する時間を差し引いてもこれだけの事が出来るというのは大きな自信にもつながりますよね。

作業目標の設定は毎週休日で1時間とるか、会社で金曜日の終業前に行うようにしましょう。

 

あとがき

長々と更新してきましたGTDに関してですが、私の場合は作業に没頭できるようになりましたし、全部のタスクを自分で抱え込むのをやめるきっかけにもなりました。

週単位の目標で以前よりも仕事量が増え、週末は少しのんびり出来るようになり家族との時間が少し増えたように思います。

最初の収集から面倒だと思われがちですが、全てを書き出して仕訳するのは凄くスッキリします。机の上に資料が散らかっているよりも適材適所にある方が捗りますし気持ちが良いのと同じことだと思います。

Thingsを例にして書いてますがOmniFocus・Todoその他のアプリケーションや手帳でも十分可能だと思います。気になる方は是非GTDを始めて下さいね。

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