仕事効率化

Todo作成の落とし穴

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最近では仕事効率化のためにタスク管理(Todo)を利用する方法がよく話題にあげられます。
実際タスク管理は仕事を効率良くこなしていくに私自身も非常に役立っています。
しかし、それは最近の話でTodoを作成するのも面倒・なかなかこなせないというジレンマがありました。
そこで今回はよくあるタスク管理の落とし穴・改善法について書いてみたいと思います。

大きな仕事をタスクにすると必ず破綻する

タスク管理を失敗する方の多くはこれに当てはまるのではないかと思います。
どういうことかと言うと、大きな作業(プロジェクト)を1つのタスクとして管理することです。

例えば>>
InfoBackerWeb制作 期限8月31日

このようなアバウトすぎるタスク管理はハッキリ言って見もしなくなります。またチームプロジェクトの場合進行状況は全くわかりません。
ではどのように改善していけば良いのか!

タスクをプロジェクトからの細かい作業に分けてやる

先ほどの例に基づいて考えてみましょう。

InfoBackerWeb制作 期限8月31日(8/31期限のプロジェクトとして捉える)

  • ワイヤーフレーム作成 期限8月○日
  • 画像素材準備 期限8月○日
  • 打ち合わせ協議 期限8月○日
  • コーディング 期限8月○日
  • 最終協議・納品 期限8月○日

実際はもっと多いかもしれないですが(笑)今回はかなり大雑把に作業を書いてみました。
こういう感じで段階を得て作業の進行をタスクとして書き出します。最終協議・納品の部分が8/31以内になるようにTodo管理をするわけです。

そうすることによって、

  • 作業に迷いがなくなるからタスクに沿って進めていけば良い
  • 完了した作業はチェックしていくので進行状況がよくわかる
  • 何をしないといけないのかを覚えておく必要がなくなる

このような利点が考えられます。

他にも、○○さんに打ち合わせの電話・家族に頼まれた○○の買い出しと言った思いついた用事も僕はTodoに入れます。
その時のプロジェクトはInboxというような形でプロジェクトを作成しています。

今日、何をしないといけなかっただろう?とか悩む時間が勿体無い、思い出せずに後で困った経験がある方は、1日30分のタスクの書き出しで仕事はかなり捗ると思います。

次回は私がタスク管理に利用しているNozbeについてご紹介したいと思います。

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