仕事効率化

休日の2時間を週間計画に当てれば週明けの作業がもの凄く捗る

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今回はいわゆるGTDにおける週次レビューなんですが、この一週間に一回の見直し・計画は休日に1時間もしくは2時間割いて行うと、月曜の朝からのスタートダッシュに差がつきます。


私が行なっている「週次レビュー」とは

私は大体土曜日に行います。時間が取れない場合は日曜にやるのですが、このレビューで何をするのかというと

  • 今週やったタスクのチェック
  • 頭にある新たなタスクの収集・処理・整理
  • プロジェクトの見直し
  • 来週やるタスクの計画

大体この様な工程で2時間程度かけて行います。

 

今週やったタスクのチェック

タスクのチェックに関しては、作業の進捗状況や自分の作業時間を知る一つの目安を知るのに非常に便利です。

また終わったタスクを知れば、次に直ぐ取り掛かれるタスクに気付く事も多いので、やったタスクを見直すのは作業効率化の上でも非常に重要だと考えています。

そして大体私が月間で行うタスクは15分以上かかるもので300程度と考えていれば、これが極端に100くらいになったりする場合は時間効率も考え他の人に任せるといった手段を考える場合もあります。

 

頭にある新たなタスクの収集・処理・整理

思いついたら書き出しているのですが、毎日それをGTDのように考えてたら作業効率化どころか嫌になってしまうかもしれません。

基本的に気が向いたら処理・整理を行うのですが最低でも週に一度は行うようにしています。一週間分となると結構頭の中にも溜まっているので、全てを書きだせばスッキリします。

この収集・処理・整理のやり方は過去記事

こちらを参考にして頂ければと思います。一応MacやiPhone・iPadAppのThingsを使った方法として書いていますが、他のアプリやノートでも活用できる内容だと思います。

 

プロジェクトの見直し

現在行なっているプロジェクトやタスクに関して、今後どうしていくかを考えます。「今週やったタスクのチェック」からどれ位時間がかかるのか?費用対効果は?等色々と見えてくるので、継続して続けるのか・他の人に任せるか・一旦保留するか・辞めてしまうのか決断します。

勿論収集した項目の中に現在行なっているプロジェクトよりも優先順位が高いプロジェクトがあるかもしれません。

こういった自分のログ・新たな計画等から効率的に作業をするためにプロジェクト規模の見直しは必要だと思います。

 

来週やるタスクの計画

私の場合は1週間単位で今週はこれだけのタスクをやろうと期限の設定をします。もちろん終わってしまう事もあればタスクが残ることもあります。

あくまで週間目標と捉えていただければOKです。

他のタスク・スケジュールの関係で予定より早く終われば、出来るタスクからこなしていけばいいですし絶対やろうという感覚は長く続かないので次週のレビューまで持ち越したものは改めてやる・やらないを計画し直します。

 

休日のレビューを何故すすめるのか

たった2時間ほどのレビューですが、やってみるとかなりの達成感があります。このレビュー後はまったりと仕事開始まで過ごしたいという気持ちになります。

土・日でレビューし週間目標ができていれば、やることが明確になっているため月曜の朝から直ぐにスタートが切れます。

これが月曜に計画となると、計画したことで充実感を得てしまい仕事に取り掛かれないなんて事態にもなりかねないのです。

フリーランスの私は休日でレビューを行なっていますが、会社員の方は金曜日の終業前の2時間をレビューに当てても良いかもしれませんね。

 

あとがき

私はこれまでGTD・タスク管理に関して多くの記事を書いています。愛用しているAppはThingsなのですが、このレビューに関してはOmniFocusの方が元々機能がついているだけあってやりやすいのかもしれません。

GTDにアプリは絶対必要というわけではありませんが、あれば一番使うアプリになると思います。少々高いですが今後の人生の効率化を考えると私はオススメだと思っています。

Things App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥850
OmniFocus for iPhone App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥1,700

今回の「休日の2時間を週間計画に当てれば週明けの作業がもの凄く捗る」はいかがでしたでしょうか?もしこの記事があなたのお役に立ちましたらお友達にシェアしてあげて下さいね。

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