仕事効率化

仕事は段取り8割!やることを明確化する意味

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Works

ついつい何かと理由をつけてサボってしまう。そんな事ってないですか?

忙しそうにしている方の半分以上は忙しいフリらしいです。そんなに忙しくしなくても仕事・生活が捗る段取り力を磨きましょう。


やるべきことが明確で無い時は忙しい気がする

色々なアイデアがあり「あれもやりたい。これもやりたい。」と思っている時って一歩も進んでいないのに頭では色々と考えて仕事をしている。忙しいと勘違いしているんですね。

確かに企画を考えると言うことも仕事の一部だと思います。ただ仕事は進まなければ何も生み出しません。

本来の仕事の形「生産性」を上げていくには、やるべき事を明確にし即動ける自分に変わって行かなければいけません。

 

仕事が出来る人はおおよその作業時間がわかっている

会社に一人はいないですか「デキる男」
こういった仕事の効率が良い人は、自分自身をリサーチし仕事に関わる時間の算出が非常に上手いと思います。

全く初めての仕事だとなかなか難しいかもしれませんが、仕事のタスクとして細かく分類すればおおよその仕事は何らかの経験があるように思います。

そういった場合、自分がその作業に関してどれ位の時間を要するか予め計算しておきます。

仕事の進捗も含め、1日単位での進捗はある程度で逆に1週間の進捗はしっかり明確化します。
トラブルがおこっても対応できるよう5日勤務であれば4日MAXでの作業量を1週間の進捗目標に設定するようにしておけば、何もなければ1日は有給とっても問題ないって事ですよね。先を見据えて進めておいても問題ないわけです。

このように、自分がどれ位の作業量かを知っておくと明確な目標を立てる基準になるから仕事が捗るわけですね。

 

その仕事本当にあなたがしなくては駄目ですか

Works02

よく職人肌と言いますか、仕事を抱え込んじゃう方っていますよね。実は私もこのタイプの人間なんですが。
実際、今抱えている仕事って本当に自分でやらなくてはいけない仕事でしょうか?

自分が動いてかかる人件費と外注(他の社員も含む)に出した場合の人件費、そして成果のクオリティ等を考え自分でやらなくても良い仕事って意外と多いと思います。

旨く仕事を割り振れば、さらに仕事の進捗は上がります。

 

これらの段取りを明確にするためにもブレインダンプはオススメ

以前当ブログでも紹介しましたブレインダンプ(過去記事:やりたい事が多くて逆に動けないあなたはブレインダンプで解決

ブレインダンプに限らずマインドマップでも良いわけですが、やろうとしていく事を全て書き出し、時間・人で分類すれば更に仕事は捗ります。

例えば

  1. やらなければいけないタスクを全て書き出します。
  2. そのタスクに優先順位をつけます
  3. そのタスクに掛かる予想作業時間を書きます
  4. 人にお願い出来るものかを考え相手の名前を入れます
  5. 頼むものは連絡といったタスクに移動し自分の作業から外します

こういった流れを考えるにも、全てを書き出さないと明確にすることは難しいでしょう。その方法の一つとしてブレインダンプは非常におすすめです。

あとがき

GTD・タスク管理・Todoという言葉はよくブログで見かけると思います。私もよく書いています。

頭の中を整理する・覚えておかなくて良いと言う利点もありますが、これらは結局段取りが組みやすくなるんですね。
仕事のやる気が起きない時は得てして頭の中が整理されていない事が多いと思います。頭をスッキリさせて段取りすれば必ず成果は上がってくると思います。

 

今回の「仕事は段取り8割!やることを明確化する意味」はいかがでしたでしょうか?もしこの記事があなたのお役に立ちましたらお友達にシェアしてあげて下さいね。

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